מדיניות פרטיות

תפקידי הצדדים

• במידע שבמסמכים, בטפסים ובתהליכי החתימה של לקוח עסקי, הלקוח הוא בדרך כלל בעל השליטה, והמפעילה מעבדת את המידע עבורו.
• במידע על חשבונות, משתמשים, חיוב, אבטחה, תמיכה, מניעת הונאה ותפעול המוצר, המפעילה עשויה להיות בעלת השליטה.
• כשהלקוח הוא בעל השליטה, שאלות על מטרת האיסוף או על זכויות ביחס לתוכן המסמך מופנות קודם כול ללקוח ששלח את המסמך.

סוגי המידע

• פרטי חשבון וארגון: שם, דוא״ל, טלפון, תפקיד, פרטי ארגון והרשאות.
• מסמכים ותוכן שהלקוח מעלה, לרבות שדות שמולאו, חתימות וקבצים מצורפים.
• מידע מתהליך החתימה: שם הנמען, פרטי קשר, מזהי עסקה, מועדי שליחה, פתיחה, מילוי וחתימה, כתובת IP, דפדפן ומכשיר ואירועי תיעוד.
• נתוני תפעול ואבטחה: יומנים, אירועי שגיאה, פעולות ניהוליות וניסיונות גישה.
• מידע חיוב במידה הנדרשת לניהול מנוי; פרטי תשלום מלאים מעובדים אצל ספק הסליקה.
• מידע בעל רגישות מיוחדת, לרבות מידע רפואי, עשוי להימצא במסמכים אם הלקוח בוחר להעלות אותו.

מטרות העיבוד

• אספקת השירות: יצירת מסמכים, שליחתם, חתימתם, הפקת המסמך הסופי ושמירת התיעוד.
• ניהול חשבונות, הרשאות, תמיכה, חיוב ושירות לקוחות.
• אבטחת מידע, מניעת שימוש לרעה, איתור תקלות, גיבוי ושחזור.
• עמידה בחובות משפטיות, טיפול במחלוקות והגנה על זכויות.
• שיפור השירות על בסיס מידע מצומצם. תוכן מסמכים ומידע רפואי אינם משמשים לניתוח נתונים או לניטור שאינם נדרשים לאספקת השירות.

ערוצי השליחה

SignVia שולחת בעצמה הודעות דוא״ל בלבד, באמצעות ספק הדואר המפורט ברשימת ספקי המשנה. שליחה בוואטסאפ או בהעתקת קישור מתבצעת מהמכשיר של השולח ומחשבונו, ולכן תוכן ההודעה ופרטי הנמען באותם ערוצים אינם עוברים דרך SignVia.

היידוע לחותם

במסך החתימה מוצג יידוע תמציתי על זהות העסק השולח, מטרת האיסוף והשימוש בתיעוד הטכני, עם הפניה למדיניות זו. כאשר הלקוח הוא בעל השליטה, עליו לספק כל יידוע נוסף הנדרש ממנו לפי דין. אין לראות בשימוש במנגנון החתימה הסכמה לעיבוד שאינו נדרש לחתימה.

שיתוף מידע עם ספקים והעברה מחוץ לישראל

המפעילה נעזרת בספקי ענן, אחסון, אימות, דואר אלקטרוני, ניטור, סליקה ותמיכה, והם רשאים לעבד מידע רק לצורך השירות שהוגדר להם. הרשימה המעודכנת מתפרסמת בעמוד ספקי המשנה. המסמכים ומסד הנתונים מאוחסנים כיום באיחוד האירופי (אירלנד), והאפליקציה מורצת בפרנקפורט. ההעברה נעשית לאחר בחינת העילה המתאימה בדין והסדרת ההתחייבויות הנדרשות.

אבטחת מידע

• גישה לפי הרשאות והפרדה מלאה בין ארגונים, אחסון פרטי של מסמכים וקישורים קצרי תוקף.
• הצפנה בתעבורה, ואימות דו־שלבי למשתמשים בהתאם לרמת הסיכון.
• יומנים ותיעוד לפעולות רגישות. מערכת ניטור השגיאות מוגדרת שלא לאסוף מידע אישי כברירת מחדל, וערכים רגישים מסוננים לפני השליחה. תוכן מסמכים אינו נשלח אליה.
• נהלי גיבוי, שחזור, טיפול באירועים וניהול ספקים חיצוניים.
• אין שיטת אבטחה שמבטיחה חסינות מוחלטת, והמפעילה נוקטת אמצעים סבירים ומותאמים לסיכון.

שמירה ומחיקה

מידע נשמר כל עוד הוא נדרש למתן השירות, לעמידה בחובות משפטיות, להגנה על זכויות או לפי הגדרות הלקוח. מסמכים שהושלמו, טיוטות, יומנים וגיבויים כפופים לתקופות שמירה שונות. בסיום ההתקשרות יבוצעו ייצוא ומחיקה לפי מדיניות השמירה וה־DPA, לרבות מחיקה מגיבויים לפי מחזור הגיבוי.

זכויות נושאי מידע, קטינים ואירועי אבטחה

• ניתן לפנות בבקשה לעיין במידע, לתקנו או לממש זכויות אחרות לפי דין; כשהמידע מוחזק עבור לקוח עסקי, הבקשה עשויה לעבור אליו.
• השירות אינו מיועד לאיסוף מידע מקטינים ביוזמת המפעילה. לקוח המבקש להשתמש בשירות ביחס לקטין אחראי לוודא סמכות ובסיס משפטי מתאימים.
• המפעילה מנהלת תהליך לטיפול באירועי אבטחה: תיעוד, בלימה, חקירה, שמירת ראיות, הערכת חובות דיווח והודעה ללקוח או לרשות כנדרש.